Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Hjortespringparken
Senest ændret 30. juli 2017

Ifølge vores vedtægter er det obligatorisk af være medlem af Grundejerforeningen Hjortespringparken (herefter Foreningen), når man ejer et hus her, og i den forbindelse behandler Grundejerforeningens bestyrelse (herefter Bestyrelsen/vi) en række oplysninger om dig.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data. Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Foreningen.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab af Foreningen. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Grundejerforeningen Hjortespringparken er dataansvarlig – kontakt information

Foreningen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Bestyrelsen kan kontaktes her:

Grundejerforeningen Hjortespringparken
E-mail: bestyrelsen@hjortespringparken.dk

Formand Poul Dahl
Hjortespringparken 14
2730 Herlev
Tlf.: +45 3028 1893

Bestyrelsesmedlem Janne Bay
Hjortespringparken 38
2730 Herlev
Tlf.: +45 4033 2480

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, herunder retsgrundlaget

Baggrunden for behandlingen af dine personoplysninger er dit og din families medlemskab af Foreningen som husejere i grundejerforeningen.
Dine oplysninger behandles således for at kunne håndtere dig som medlem i Foreningen, hvilket omfatter:

• orientering om Foreningens aktiviteter, eksempelvis i nyhedsbreve og mails
• håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne
• opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent
• indkaldelse til og afholdelse af generalforsamling, bestyrelsesmøder og sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• brug af situationsbilleder taget i og omkring Foreningen, både i dagligdagen og under arrangementer
• opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til legeaftaler o.lign.
• hvis du som indtræder i Foreningens bestyrelse, eller i et udvalg, vil dine kontaktinformationer i form af navn og husnummer blive delt med Foreningens medlemmer på vores hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan Foreningens medlemmer kan kontakte dig

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet de behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem dig (og din husstand) og Foreningen. En vejledning til persondataforordningen kan hentes her: vejledning om Persondataforordningen

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger på medlemmer omfattende husejer(e) og øvrig husstand, inkl. børn og unge under 18 år til følgende:

• Beboerlisten
  Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og emailadresse(r), samt fornavn(e) og fødselsår for børn.
  Beboerlisten udgives på Foreningens hjemmeside og kan ses af alle medlemmer, der logger sig ind med gældende brugernavn og password.
• Medlemsadministration
  Medlemmernes navne, adresser, telefonnumre, emailadresse(r) og bankkontonumre.

Det er kun kassereren, og (ved dennes forfald) formanden, der har adgang til medlemsadministrationssystemet.

Deling af dine persondata

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:

• Økonomisystemet
• Betalingsservice med henblik på betalingsformidling
• Andre medlemmer i Foreningen via Beboerlisten på hjemmesiden
• Alle, der via Foreningens hjemmeside har tilmeldt til Foreningens nyhedsbreve
• Bank

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Personoplysningerne behandlet af Foreningen indhentes alene hos dig/jer som ejer(e) af hus i grundejerforeningen.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på:
bestyrelsen@hjortespringparken.dk

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk samt i vejledningen om persondataforordningen.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på Foreningens hjemmeside (www.hjortespringparken.dk), og vil også blive sendt ud til orientering til alle medlemmer.